Odpowiedzialność członków zarządu spółek kapitałowych – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), prostej spółki akcyjnej (PSA) oraz spółki akcyjnej (S.A.), nie ogranicza się wyłącznie do zobowiązań cywilnoprawnych. W przypadku bezskutecznej egzekucji z majątku spółki, wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń od członków zarządu zarówno z tytułu zobowiązań cywilnoprawnych, jak i publicznoprawnych, chyba że przepis szczególny wskazuje inną podstawę odpowiedzialności. W niniejszym artykule szczegółowo przedstawiamy zagadnienie odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych, w tym zakres, przesłanki oraz mechanizmy obrony przed odpowiedzialnością za zobowiązania publicznoprawne spółki.

Podstawy prawne odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych

Zobowiązania publicznoprawne to rodzaj zobowiązań wynikających z przepisów prawa publicznego, nałożonych na spółki przez organy państwowe. Zalicza się do nich m.in. podatki, składki na ubezpieczenie społeczne, opłaty administracyjne oraz kary administracyjne.

Analizując kwestię odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych za zobowiązania podatkowe, należy odwołać się do przepisów zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2024 r., poz. 2383 t.j., dalej: OP).

Zasady odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe stosuje się również do należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 497 t.j., dalej: SUS), do należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, a mianowicie zasady wskazane w art. 116 OP.

Zakres odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe, o której mowa w art. 116 OP, odnosi się do członków zarządu spółek kapitałowych, czyli:

• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji;
• prostych spółek akcyjnych;
• prostych spółek akcyjnych w organizacji;
• spółek akcyjnych;
• spółek akcyjnych w organizacji,

którzy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem w przypadku, gdy egzekucja z majątku spółki w części lub w całości okaże się bezskuteczna.

Przywołany przepis wskazuje na odpowiedzialność subsydiarną członków zarządu, co oznacza, że w pierwszej kolejności organ podatkowy będzie dochodził roszczeń z majątku spółki kapitałowej, będącej podatnikiem. Dopiero gdy egzekucja z majątku spółki okaże się w całości lub w części bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem.

Zakres odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych obejmuje zobowiązania podatkowe, przez które należy rozumieć m.in.:

1. zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu, w tym także za:
   • podatki niepobrane oraz pobrane, a niewpłacone przez spółki pełniące rolę płatników lub inkasentów,
   • odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych,
   • niezwrócone w terminie zaliczki naliczonego podatku od towarów i usług oraz oprocentowanie tych zaliczek;
2. nadpłatę, jeżeli w zeznaniu lub w deklaracji została wykazana nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, a organ podatkowy dokonał jej zwrotu lub zaliczenia na poczet zaległości podatkowych bądź bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych;
3. zwrot podatku, jeżeli spółka kapitałowa otrzymała go nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej lub został on zaliczony na poczet zaległości podatkowej albo bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że spółka wykaże, że nie nastąpiło to z jej winy;
4. wynagrodzenie przez spółki pełniące rolę płatników lub inkasentów pobrane nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej;
5. oprocentowanie nienależnej nadpłaty bądź zwrotu podatku zwrócone lub zaliczone na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych;
6. koszty postępowania egzekucyjnego prowadzonego przeciwko spółce.

Wyłączenie odpowiedzialności członków zarządu spółek kapitałowych

Przepis art. 116 OP określa przesłanki, które uwalniają członka zarządu spółki kapitałowej od odpowiedzialności, o ile wykaże i udowodni ich istnienie (jednej lub obu), wyłączające jego odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki powstałe w czasie, gdy pełnił funkcję członka zarządu. W sytuacji, gdy egzekucja z majątku spółki w części lub w całości okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą uniknąć solidarnej odpowiedzialności całym swoim majątkiem, jeśli członek zarządu:

1. wykazał, że:
   • we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2022 r. poz. 2309 oraz z 2023 r. poz. 1723 i 1860) albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w przepisach prawa restrukturyzacyjnego, albo
   • niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy;
2. wskazał majątek spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Wydanie decyzji o odpowiedzialności osób trzecich

Pociągnięcie do odpowiedzialności członka zarządu spółki kapitałowej za nieopłacenie w terminie zaległości podatkowej przez spółkę wymaga wydania wobec członka zarządu tzw. decyzji o odpowiedzialności osób trzecich (art. 108 § 1 OP).

Wydanie tej decyzji przez organ podatkowy jest możliwe w sytuacji, gdy spółka kapitałowa, będąca płatnikiem danego podatku, nie uiściła go w terminie płatności, a ponadto dopiero po upływie terminu do zapłaty tego zobowiązania podatkowego.

Odpowiedzialność członków zarządu spółki kapitałowej za zobowiązania podatkowe spółki ma szczególny charakter, ponieważ jest to mechanizm, który zapewnia prawidłowe wykonanie zobowiązań podatkowych spółki oraz zabezpiecza interesy publicznoprawne, zwłaszcza gdy spółka nie wywiązuje się z obowiązków podatkowych, a egzekucja tych zobowiązań z majątku spółki jest nieskuteczna. Nie zastępuje ona odpowiedzialności samej spółki, lecz funkcjonuje obok niej.

Decyzja o odpowiedzialności członka zarządu nie zwalnia spółki z obowiązku zapłaty podatku, a jedynie rozszerza krąg osób, od których organ podatkowy może dochodzić należności. Decyzja ma charakter konstytutywny, co oznacza, że tworzy nowe stosunki prawne. Nie kreuje ona jednak nowego zobowiązania podatkowego, ale określa odpowiedzialność członka zarządu za istniejące zobowiązania spółki kapitałowej.

Przedawnienie prawa do wydania decyzji o odpowiedzialności osób trzecich

Prawo do wydania decyzji o odpowiedzialności członków zarządu spółki kapitałowej przedawnia się po upływie pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa. Zgodnie z art. 118 § 1 OP, nie można wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat. Przepisy dotyczące przedawnienia prawa do wydania decyzji o odpowiedzialności osób trzecich stosuje się również do zaległości z tytułu ubezpieczeń społecznych (art. 31 SUS).

Analiza przepisów prawa podatkowego oraz orzecznictwa sądów administracyjnych pozwala stwierdzić, że nie istnieją przesłanki powodujące zawieszenie bądź przerwanie terminu przedawnienia, o którym mowa w art. 118 § 1 OP. Termin ten jest niezmienny i nie może być przedłużony ani przerwany. Ponadto, w przypadku zaległości podatkowych, samo rozłożenie ich na raty nie wpływa na charakter zaległości i nie przerywa biegu przedawnienia.

Podsumowanie

Dla członków zarządu spółki kapitałowej kluczowe jest bieżące monitorowanie sytuacji finansowej spółki. Prawidłowe zarządzanie finansami spółki, terminowe zgłaszanie wniosków o upadłość oraz właściwe wskazywanie mienia mogą znacząco zmniejszyć ryzyko osobistej odpowiedzialności. Dobrze zrozumiane przepisy prawne i ich przestrzeganie są kluczowe dla minimalizacji ryzyka i ochrony interesów zarówno spółki, jak i członków jej zarządu.